GESTION ADMINISTRATIVE
Un métier de la filière : Fonctions support > Administratif
Description du métier
Réaliser des opérations de gestion administrative dans le respect des procédures établies. Répondre à des demandes d’information provenant d’interlocuteurs internes et externes et prendre en charge le traitement de pièces administratives ainsi que l’alimentation de bases de données. Réaliser des activités de classement et d’archivage, et s’occuper de collecter et de traiter des données spécifiques à son domaine d’intervention.
Activités principales du métier
- Support Administratif ou commercial : Assurer le suivi administratif ou commercial des activités du service/de la direction. Connaître et appliquer les processus et procédures en matière d'assistanat et de gestion administrative ou commerciale.
- Orientation client : Comprendre et identifier rapidement le besoin du client (interne ou externe) pour ajuster, adapter sa posture, sa démarche et ses actions en vue d'opter pour la meilleure solution permettant de répondre à sa demande.
- Organisation : Optimiser son organisation de travail pour faciliter le déroulement de ses tâches et répartir ses actions par ordre de priorité. Assurer une traçabilité de ses actions afin de permettre le partage et la transmission.
- Représentation et coopération : Représenter l'entreprise et ses valeurs et construire des relations harmonieuses et efficaces avec ses interlocuteurs internes et externes. Favoriser les échanges et les synergies avec les autres pour intensifier la collaboration au sein de l'entreprise.
Les compétences requises
Vue graphique
Vue texte
Légende
COMPORTEMENTALE
➔ Adaptabilité
Savoir travailler avec différents types d’interlocuteurs et dans des situations nouvelles, diversifiées et changeantes. Faire face aux aléas et aux changements en les appréhendant de façon positive et en n'hésitant pas à modifier ses habitudes.
Niveau requis
Approfondi
Modifie rapidement ses façons d’agir en cas de changement. Prend en compte les changements ayant un impact sur son activité et conçoit des solutions alternatives. Ajuste sa connaissance et ses pratiques aux nouvelles conditions proposées.
➔ Esprit d'équipe & Coopération
Travailler avec d’autres personnes au sein d’une équipe ou d’un projet afin d’atteindre un objectif commun. Développer un mode de fonctionnement coopératif et transversal articulant la contribution individuelle et le fonctionnement collectif.
Niveau requis
Maitrise
Contribue activement au travail d’équipe en étant conscient des interactions existantes entre les acteurs et leurs apports réciproques.
Fait preuve d'écoute et de disponibilité, crée une relation de confiance, organise le partage d'informations et adopte un mode de questionnement constructif avec ses pairs, collaborateurs, partenaires, clients.
➔ Force de proposition & Prise d'initiative
Proposer des idées, des alternatives et/ou de nouvelles solutions en vue d’accroitre l’efficacité, la performance de l’entreprise et donner davantage de sens à son activité.
Niveau requis
Approfondi
Prend en compte différents indicateurs afin de mettre en œuvre une action. Adapte sa proposition en anticipant les risques. Propose des solutions ou améliorations face à des problèmes pouvant être nouveaux.
➔ Gestion des émotions
Contrôler ses émotions, savoir prendre du recul en toutes circonstances, rester professionnel et objectif, pour se préserver et ne pas altérer l’image de l’entreprise. Utiliser des informations d'ordre émotionnel pour guider la réflexion et le comportement, et s'adapter aux différents évènements/situations pour mieux y faire face.
Niveau requis
Maitrise
Est capable d'identifier les émotions de base et parvient à gérer son stress face à des situations connues.
➔ Ouverture & Apprentissage
Etre ouvert et faire preuve de curiosité au sein de son activité, de celles des autres. S'ouvrir à son environnement professionnel pour développer de nouvelles compétences.
Niveau requis
Maitrise
Montre de la curiosité pour son environnement professionnel et intègre tout nouvel apprentissage dans ses méthodes de travail.
➔ Qualités Relationnelles
Créer, développer des contacts, favoriser un climat de confiance, nourrir une relation dans la durée, entretenir son réseau professionnel, avoir le sens de l'écoute et une aisance relationnelle développée.
Niveau requis
Maitrise
Respecte les individus et coopère facilement avec les interlocuteurs internes et externes. Assure des échanges simples nécessaires à la réalisation des tâches.
TRANSVERSE
➔ Accompagnement du changement
Etre à même d'introduire ou de faciliter le changement dans son entreprise, en expliquant ou en faisant preuve d'adaptation face aux évolutions.
Niveau requis
Maitrise
Se montre facilitateur dans le cadre de la mise en œuvre d'un changement au sein de son environnement.
➔ Analyse et résolution de situation
Analyser des situations, caractériser des besoins, identifier des forces et/ou des faiblesses et proposer des solutions optimales pour y faire face.
Niveau requis
Approfondi
S’attache à identifier plusieurs aspects d’une situation ou d’un problème et n’hésite pas à consulter d’autres sources d’information si besoin. Envisage plusieurs solutions possibles pour faire face à la situation.
➔ Communication
Transmettre efficacement les informations, en interne et en externe, en adaptant son mode de communication à la situation et à ses interlocuteurs.
Niveau requis
Maitrise
Est à l’écoute, avenant dans sa communication, s’exprime clairement, et se fait comprendre de ses interlocuteurs. Exprime et transmet, de façon concise et compréhensible, une information simple à un interlocuteur à l'oral comme à l'écrit.
➔ Organisation & Gestion des priorités
S'organiser et gérer son temps en évaluant les priorités et les hiérarchisant. Adapter et réajuster les priorités en fonction des enjeux et des contraintes quotidiennes.
Niveau requis
Approfondi
Aménage son temps, en fonction des tâches à réaliser, se détermine des priorités, s’organise en fonction des enjeux et des urgences dans le cadre de son poste de travail.
➔ Orientation client
Se centrer sur le client, comprendre et anticiper ses besoins pour proposer des solutions (produits et services) adaptées. Savoir se mettre à la place du client pour répondre au mieux à son besoin.
Niveau requis
Approfondi
Mesure l'urgence du besoin client, fait préciser sa demande et aide le client à obtenir les réponses à ses questions. Apporte son assistance et conseille le client. Traite sa demande, dans la mesure du possible dans son intégralité.
➔ Outils informatiques et digitaux
Utiliser les outils informatiques et digitaux pour optimiser sa façon de travailler et de communiquer.
Niveau requis
Approfondi
Utilise régulièrement les outils informatiques et digitaux pour partager ou valoriser des informations. S'adapte aisément et rapidement aux évolutions des outils.
➔ Partage et transmission de savoir, savoir-faire et savoir-être
Transmettre et insuffler son savoir-faire et savoir-être au travers de la collaboration, l'exemplarité et l'accompagnement de ses collègues ou collaborateurs.
Niveau requis
Maitrise
Manifeste au quotidien des relations favorables au bon fonctionnement de l'équipe et partage régulièrement avec ses collègues sa connaissance et son expérience.
➔ Qualité et amélioration continue
Remettre en question, optimiser et proposer des solutions visant la qualité et l'amélioration du service proposé. Etre appliqué, faire preuve de rigueur, vérifier son travail pour minimiser les erreurs.
Niveau requis
Maitrise
Applique les méthodes et les consignes de travail, et contrôle son propre travail de façon à fiabiliser ses résultats, et à le rendre conforme aux attentes.
➔ Respect de la réglementation, des process et des procédures
Connaître et appliquer la règlementation et les processus de l'entreprise ainsi que les procédures et modes opératoires propres à son métier.
Niveau requis
Maitrise
Maitrise les règles usuelles, les modes opératoires et les procédures courantes propres à son métier.
➔ Sens du résultat
Se donner les moyens pour atteindre l'objectif défini préalablement. Avoir le souci des répercussions de son travail et des conséquences de ses actions.
Niveau requis
Maitrise
Veille à avoir une bonne organisation de travail en vue de parvenir au résultat attendu. Est conscient de l'impact de ses actions sur le résultat final.
TECHNIQUE
➔ Achats et Référencement produits/services/prestataires
Connaître, établir et mettre en place des processus d'achat adaptés. Recueillir et formaliser un besoin avec précision et identifier le fournisseur adapté pour y répondre.
Niveau requis
Maitrise
Connait les procédures internes relatives aux demandes d’achats simples. Réalise une mise en concurrence auprès de fournisseurs et assure la négociation en tenant de compte des contraintes de son activité.
➔ Assistanat administratif
Connaître et appliquer les processus et procédures en matière d'assistanat et gestion administrative. Organiser et gérer des tâches de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement du service.
Niveau requis
Référence
Constitue les dossiers en réunissant les informations nécessaires, dans le respect de la confidentialité, et apporte un soutien administratif sur des sujets techniques liés à son domaine d’intervention. Traite des problèmes administratifs complexes sous le contrôle de sa direction.
➔ Domaine d'activité et outils métier
Connaître les produits/services/offres, clients et outils métier associés à son domaine d'activité.
Niveau requis
Approfondi
Possède un niveau de connaissance des produits/services/offres approfondis lui permettant d'adapter son discours face aux différents acteurs de son domaine d'activité.
Connait les fonctionnalités avancées des outils nécessaires à la réalisation de son activité.
➔ Gestion des réclamations
Connaître les processus et les procédures réclamations.
Niveau requis
Maitrise
Connaît les grands principes liés aux procédures de réclamation.
Traite les réclamations simples de son domaine d’activité.
➔ Synthèse et Communication écrite
Utiliser à bon escient les différents modes de communication écrite (notamment mail) et les bons modèles (dont respect de la charte graphique).
Rédiger de manière claire, compréhensible par l’interlocuteur, précise et synthétique.
Niveau requis
Notion
Non concerné par la maitrise de cette compétence
OU
Compétence non mise en œuvre à ce jour
➔ Traitement et gestion de l'information
Rechercher, et synthétiser l’information pour en tirer des analyses et des interprétations pour un objectif opérationnel. Respecter la confidentialité de l'information traitée.
Niveau requis
Maitrise
Collecte les informations pertinentes, documente et assemble les résultats dans un support préétabli pour effectuer la description d’une situation.
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